Acabei de mudar meu sistema de gerenciamento de tarefas. Mais uma vez!
Isso acontece a cada 4-6 meses. Estou sempre mexendo nele e encontrando novas maneiras de expandi-lo ou reduzi-lo.
Eu não gosto necessariamente do fato de estar constantemente mudando as coisas, mas isso me deu muito tempo para pensar sobre isso. Eu tentei muitos sistemas e muitos deles são ótimos.
3 Funções Essenciais de um Sistema de Gerenciamento de Tarefas
Em sua essência, um sistema de gerenciamento de tarefas é uma maneira de organizar o que você precisa fazer em um determinado dia. Mas, além disso, estou procurando três grandes coisas:
Um lugar para guardar meus pensamentos e tarefas quando deveria estar fazendo outra coisa
Recebo tarefas de muitos lugares, e-mail, bate-papos, conversas e o súbito relâmpago de memória quando estou trabalhando em uma grande tarefa. Meu sistema de gerenciamento de tarefas deve permitir que eu escreva rapidamente a tarefa para que eu possa voltar a ela mais tarde, quando for a hora de priorizar ou trabalhar em uma nova tarefa.
É importante não iniciar uma tarefa assim que você a receber, mas apenas gravá-la e depois atribuir uma prioridade a ela.
Uma ferramenta para me manter focado em grandes tarefas
Seu sistema de gerenciamento de tarefas deve suportar a capacidade de priorizar rapidamente as coisas que ajudam suas grandes tarefas. Se ele organiza as coisas apenas com base na emergência ou no imediatismo, não está realmente ajudando você.
Uma força centralizadora quando me sinto distraído
Todos nós atingimos aquele ponto durante o dia em que de repente percebemos que nosso cérebro está um pouco mole e não está pensando direito. É então que preciso poder contar com meu sistema de gerenciamento de tarefas para me lembrar o que devo fazer.
Você já tem um sistema de gerenciamento de tarefas
Você não precisa criar um. Você precisa decidir principalmente se o sistema que está usando é bom ou ruim e se pode melhorá-lo. Os bons cumprem os propósitos essenciais dos sistemas. Os ruins fazem você se concentrar no sistema, convidam à distração e não permitem que você priorize suas grandes tarefas.
Bons sistemas que eu tentei:
Um pedaço de papel
Houve épocas em que apenas pego um grande pedaço de papel e escrevo tudo o que me vem à mente no início do dia. Eu posso marcar as coisas que são de prioridade máxima e depois trabalhar para reduzir a lista.
Isso é o que eu costumo usar quando estou estressado ou quando realmente preciso me concentrar, como logo antes de começar a fazer as malas para uma viagem à Índia. Eu também o usei no escritório apenas escrevendo 3-4 das minhas tarefas mais importantes e mantendo isso comigo o dia todo. Você ainda precisa de uma maneira de coletar todas as outras coisas de menor prioridade que aparecerem, mas pode ser um bom sistema.
Bandeiras
Esta foi a minha estratégia mais recente (que acabei de abandonar). Eu tenho um quadro de avisos na frente da minha mesa. Toda vez que eu tinha uma tarefa, eu escrevia em uma bandeirinha pegajosa e colocava no quadro. Então, eu reorganizava/repriorizava as tarefas no final do dia (para se preparar para o dia seguinte) e talvez uma ou duas vezes durante o dia.
As bandeiras são realmente fáceis de mover (levando arrastar e soltar para um nível totalmente novo), e eu gostei de vê-las espalhadas. Além disso, é muito bom quando você vê uma pilha de bandeiras ao seu lado com as coisas que você realizou durante o dia. Também foi fácil escrever rapidamente uma nova tarefa e adicioná-la ao quadro.
No entanto, as bandeiras que comprei eram um pouco baratas, então elas ocasionalmente caíam do tabuleiro. Além disso, não podia vinculá-los a documentos ou e-mails, e não podia levar a lista comigo para outro lugar, embora gostasse de sua natureza ‘analógica’.
Planilha
Eu usei uma planilha simples por um longo tempo. Eu tinha uma coluna para o nome da tarefa, uma coluna para todos os links e uma coluna de prioridade que se classificava automaticamente. Este foi um sistema muito eficiente que funcionou bem. No entanto, a interface não é muito inspiradora e a reorganização de tarefas parecia um pouco deprimente às vezes. Não importa o sistema que você usa, sempre há aquelas tarefas que ficam na parte inferior para sempre, mas parece mais preocupante em uma planilha.
Continuar a aumentar seus números de prioridade (vamos fazer deste um 101, não um 110, não um 130!) também parece inútil e perturbador depois de um tempo. Além disso, a maneira mais fácil de limpar uma tarefa é excluí-la, o que não é a melhor coisa caso você precise rastrear suas tarefas.
Software dedicado
Tentei usar o Evernote pelo menos três vezes separadas. Tenho certeza de que as pessoas não estão mentindo quando dizem o quão incrível é, mas eu simplesmente não entendo. Eu usei Remember the Milk por um longo tempo com algum sucesso. E eu tentei Todoist e Wunderlist. Eles estão todos bem, mas geralmente são um pouco mais complexos do que eu quero.
Parei de usar o Google Tarefas por um motivo principal: eles desligaram a versão para desktop. A única maneira de vê-lo em sua área de trabalho era se você o tivesse em uma barra lateral com o Gmail também aberto. Fale sobre distração!
Então, agora estou em um novo sistema, Kissflow . Eu costumava usar o Kissflow apenas para automatizar processos, mas agora eles têm alguns recursos de gerenciamento de projetos e casos em um quadro Kanban. Eu nunca usei um quadro Kanban de forma dedicada antes, mas eu realmente gosto de poder priorizar rapidamente as coisas em colunas. O lado ruim é que não há suporte móvel atualmente, mas espero que isso seja lançado em breve.
Sistemas ruins
Passei a odiar a ideia de as pessoas dizerem que estão “trabalhando” quando tudo o que estão fazendo é checar seus e-mails e responder às coisas. E-mail é onde você vai para se distrair ou coletar novas tarefas. Não mantenha e-mails em sua caixa de entrada para lembrá-lo de fazê-los mais tarde. Retire-os e coloque-os em outro lugar.
Deixar que outras pessoas governem sua agenda
Você deve começar cada dia com seu próprio plano sobre o que fazer. Se você é constantemente dependente ou aberto a outras pessoas ditando em quais tarefas você trabalha, você estará irremediavelmente à deriva.
Quando eu apenas faço uma tarefa assim que alguém me pede, isso faz com que eles se sintam bem por tê-los ajudado, mas também me atrasa de trabalhar no que eu sei que deveria estar fazendo.
Por que eu mudo meu sistema o tempo todo?
Eu realmente não sei, mas acho que está relacionado ao conceito hindu de destruição criativa. Às vezes você tem que destruir algo completamente para reconstruí-lo novamente. Cada vez que eu mudo, eu praticamente elimino todas as tarefas que eu tinha anteriormente e começo de novo. Há algo sobre uma lista de tarefas obsoleta que eu não suporto. Se está nessa lista há 3 semanas, provavelmente não está sendo feito. Então, ou ele precisa sair, ou eu preciso esquecê-lo.
Às vezes também, meu desejo de produtividade funciona contra mim e eu perco muito tempo projetando meu próprio sistema para não perder tempo, então não vou fingir que é um exercício sagrado todas as vezes.
Ter um bom sistema de gerenciamento de tarefas é essencial para ser produtivo. Existem muitos sistemas bons por aí, mas a maioria de nós está presa usando os desleixados. Seja intencional e crie seu próprio sistema que funcione para você.